Код выполняемой функции указывается в графе 6 подраздела 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. До 2023 года эти сведения подавались в отдельном отчёте СЗВ-ТД. Сейчас — в составе единой формы. Порядок заполнения утверждён постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 №245п. Форма ЕФС-1 — приказом Фонда пенсионного и социального страхования №2281 от 17.11.2023.
Графа 6 заполняется не в каждом отчёте, а только при подаче сведений с определёнными кадровыми мероприятиями. Их семь: приём на работу, перевод на другую должность, увольнение, приостановление трудового договора, возобновление трудового договора, начало договора ГПХ, окончание договора ГПХ.
При других событиях — например, при подаче сведений о стаже за год — графу 6 не заполняют.
Формат записи — XXXX.Y. Четыре цифры кода ОКЗ, точка, контрольное число. Записывается именно так — с точкой, без пробелов и дефисов. Если отчёт подаётся в электронном виде через оператора, формат обычно валидируется автоматически. При ручном заполнении бумажного бланка — точку ставить обязательно.
Код привязывается к конкретному кадровому мероприятию. Если сотрудника переводят с должности бухгалтера (2411.6) на должность финансового директора (1211.1), в отчёте о переводе указывается новый код — 1211.1. Старый код не дублируется.
С 1 января 2026 года в подразделе 1.1 больше не нужно проставлять коды «ДИСТ» или «НДОМ» для дистанционных сотрудников и надомников. Раньше эти буквенные коды ставились после кода ОКЗ. Теперь — нет. Код выполняемой функции указывается в формате XXXX.Y без дополнительных суффиксов для трудовых договоров.
Для договоров ГПХ формат другой. После кода выполняемой функции (XXXX.Y) в той же графе через пробел указывается буквенный код вида договора. Перечень буквенных кодов: ДГПХ — договор гражданско-правового характера на выполнение работ или оказание услуг. ДАВТ — договор авторского заказа. ДОИП — договор об отчуждении исключительного права. ИЗЛД — издательский лицензионный договор. ЛДПИ — лицензионный договор о предоставлении права использования произведения. Если к договору начисляются взносы на травматизм, к буквенному коду добавляется суффикс ФЛНС: ДГПХФЛНС, ДАВТФЛНС.
Практический пример. Организация заключила договор подряда с фрилансером-дизайнером на разработку макетов рекламных баннеров. Шаг первый: определяем код ОКЗ. Дизайнер печатных изданий, рекламный дизайнер — код 2166.2 (графические и мультимедийные дизайнеры). Шаг второй: определяем тип договора. Это ГПХ на выполнение работ — код ДГПХ. Шаг третий: в графе 6 записываем «2166.2 ДГПХ». Если договором предусмотрены взносы на травматизм — «2166.2 ДГПХФЛНС».
Сроки подачи: при приёме или увольнении — не позднее следующего рабочего дня. При переводе — до 25-го числа следующего месяца.