Код выполняемой функции — это шифр, который кратко описывает основные задачи сотрудника на рабочем месте. Формат записи: XXXX.Y, где XXXX — четырёхзначный код начальной группы из ОКЗ, точка, Y — одна цифра контрольного числа.
Пример: код 2522.4. Первые четыре цифры — 2522 — означают «системные администраторы». Цифра после точки — 4 — контрольное число.
Контрольное число не несёт смысловой нагрузки. Оно нужно для машинной проверки правильности ввода кода. Рассчитывается по алгоритму «Модуль 11» на этапе разработки классификатора. Самостоятельно считать его не нужно — достаточно посмотреть в таблицу классификатора, где контрольное число указано в отдельном столбце «КЧ» для каждого четырёхзначного кода.
Распространённая ошибка — записать в отчёт код без контрольного числа (просто 2522 вместо 2522.4) или без точки (25224). Обе формы будут отклонены при проверке. СФР ожидает строго пять символов: четыре цифры, точка, одна цифра.
Ещё один частый вопрос — можно ли указать код более высокого уровня, например двузначный 25 вместо четырёхзначного 2522. Нет. В отчёте ЕФС-1 допускается только четырёхзначный код начальной группы (leaf-код) с контрольным числом. Двух- и трёхзначные коды — это подгруппы и малые группы, они служат для навигации по классификатору, но не для заполнения отчётности.
Конкретные примеры для самых частых должностей. Директор — 1120.9. Главный бухгалтер — 1211.1. Бухгалтер — 2411.6. Менеджер по персоналу — 2423.6. Продавец — 5223.5. Водитель легкового автомобиля — 8322.6. Сторож — 5414.5. Дворник — 9613.3. Воспитатель детского сада — 2342.6. Электрик — 7411.0. Юрист — 2611.8. Экономист — 2631.5.
Бывает, что в 1С или другой кадровой программе контрольное число подставляется автоматически после выбора кода ОКЗ из справочника. Но иногда программа рассчитывает контрольное число самостоятельно, и результат может расходиться с числом в официальном классификаторе. Такое случается, если справочник в программе устарел или содержит коды из ОКЗ-93. Всегда сверяйте итоговый код с действующим классификатором ОК 010-2014 (МСКЗ-08) с изменением №1/2021.
Если в организации нет кадровой программы и код формируется вручную, порядок действий: найти четырёхзначный код в классификаторе, посмотреть контрольное число в том же столбце, записать в формате XXXX.Y. Для кода 9613 контрольное число — 3. Итоговый код — 9613.3.